Home Office effizient nutzen, Produktivität steigern, Geld sparen und dabei etwas für die Umwelt tun – WebERP

Für die Arbeit im Home Office müssen Systeme, wie unter anderem das ERP System, über VPN bereitgestellt werden (können). Nicht alle ERP Systeme sind für den Einsatz über VPN geeignet. Und auch die Bereitstellung der notwendigen VPN Zugänge für die Mitarbeiter, erfordert eine entsprechend hochwertiges VPN Gateway.

Für die Arbeit im Home Office braucht es optimierte (Web) Anwendungen.

In vielen Unternehmen kommt ein Mitarbeiter mit dem ERP System nicht aus, um sein Tagesgeschäft zu erledigen. Es werden weitere Systeme benötigt, um alle Arbeiten flüssig durchführen zu können. Zusammen mit den Corona bedingten hohen Userzahlen im Home Office ist für einen reibungslosen Ablauf der digitalen Unternehmensprozesse seitens der IT einiges zu tun.

Wie Sie Ihre IT entlasten können und den Workflow Ihrer Mitarbeiter vereinfachen können, wollen wir hier im Text beleuchten.

Anforderungen

Kunden wollen dabei diese Anforderungen abgedeckt wissen:

• Effizientes Arbeiten im Home Office
• Produktivität der Mitarbeiter steigern
• Geld und Lizenzen sparen

Benefit für die Mitarbeiter ist, dass sie ihre Arbeiten genauso flott wie im Büro erledigen können. Benefit für die Umwelt ist, dass die Mitarbeiter damit auch gerne zu Hause bleiben und vom Home Office arbeiten wollen.

Lösung WebERP Plattform

Für ein einige unsere Kunden ist deshalb die Lösung über eine modulare Webplattform der richtige Weg. Über die modulare Webapp können die Mitarbeiter alle notwendigen Arbeiten direkt durchführen und müssen nicht die einzelnen Anwendungen über VPN starten.

Als Bezeichnung für solche Web-Systeme verwenden wir den Begriff WebERP. Gemeinsames Kriterium dieser WebERPs sind Workflows, die als intuitiv bedienbare Webplattformen umgesetzt sind. Ein WebERP hat nichts damit zu tun, das ERP System im Web nachzubilden. Das ist definitiv nicht unser Ziel. Der Ansatz ist vielmehr einzelne Funktionen und Features gesammelt in einer Webplattform dem Mitarbeiter anzubieten. Dabei können mehrere Zielsysteme in einer WebERP Plattform verpackt werden.

Was sind solche typischen WebERP Funktionen:

• (Komplexere) Kalkulationen für Waren oder Produkte
• Zeiterfassung mit Buchungsschnittstellen zu den Zielsystemen
• (Schnelle) Projekt- und Kundenerfassung für Vertreter beim Kunden

Home Office effizient nutzen

Das WebERP adressiert den Umstand, dass am Homearbeitsplatz oft nicht die gleiche umfangreiche IT-Ausrüstung wie im Büro zur Verfügung hat. Wichtigster Punkt ist der Bildschirm, vielleicht hat er nicht eine ganz so große Auflösung, vielleicht statt 2 nur 1 Bildschirm. Die Webplattformen passen sich responsive auf die Gegebenheiten an. Bei Programmen wie einem ERP ist das nicht immer der Fall.

Damit das digitale Nutzerlebnis nicht geschmälert wird, basieren die Web Apps auf modernen Frameworks. Die Darstellung passt sich fließend auf die entsprechende Bildschirmgröße an.

Nebenbei vereinfacht eine zentrale Webapplikation den Arbeitsfluss, weil häufige Wechsel zwischen Anwendungen wegfallen, was die Produktivität steigert.

Produktivität steigern

Durch effiziente und einheitliche Arbeitsabläufe in einer WebERP Plattform steigt auch die Produktivität der Anwender. Das Handling einer einzelnen Web App geht schneller von der Hand als das ständige Umdenken zwischen unterschiedlichen Programmen.

Die Anbindung der Web Plattform auf die Systeme im Hintergrund erfolgt je nach Gegebenheit über die passende Schnittstelle. Die Validierung von Daten geschieht dabei am jeweiligen Zielsystem und muss nicht in der Web App nachgebaut werden.

Geld sparen

Soll für das Unternehmen und auch für den Arbeitnehmer gleichermaßen gelten. Der Arbeitnehmer wird die meisten Einsparungen auf der Seite der Fahrtkosten haben. Unser Fokus liegt hier auf der Seite des Unternehmens:

• Software Lizenzen: wenn nicht für jeden Mitarbeiter eine Lizenz gekauft werden muss (z.B. ERP, CRM, Zeiterfassung, usw.), sind hier deutliche Einsparungen gegeben. Die Mitarbeiter können über das WebERP ihre Aufgaben durchführen. Das WebERP liest und schreibt die Daten im Hintergrund auf die Zielsysteme. Eine eigene Lizenz pro Mitarbeiter ist bei diesem Konzept in der Regel nicht erforderlich. Die Zielsysteme stellen in der Regel eine Schnittstelle für diese Aufgaben zur Verfügung.
• Einfachere Einrichtung auf den Rechnern: der Zugang zu einer Web App ist schnell erledigt. User in den Berechtigungen freischalten, URL eingeben und los gehts. Im Vergleich die Einrichtung diverse Clients für Unternehmenssoftware kann schon mal etwas dauern (sofern nicht ohnehin über RDP auf einem Server gearbeitet wird).
• Server und virtuelle Maschinen: die Anforderungen an die Rechenleistung eines Webserver ist in der Regel überschaubar. Ein Webserver kann eine Reihe von Usern bedienen. Durch das Request/Response Verhalten von http Anforderungen, wird vom Server nur eine Last erzeugt, sofern Daten geladen oder verarbeitet werden. Die asynchrone Ergänzung von AJAX, wo ganz spezifisch Teile von HTML Seiten geladen werden, hilft die Last weiter zu reduzieren und gleichmäßig zu verteilen.

Umwelt schonen

Positiver Nebeneffekt sozusagen ist das Schonen der Umwelt durch glückliche Mitarbeiter, die gerne im Home Office arbeiten und sich nicht auf den Weg zur Arbeit machen müssen. Auch wenn das Home Office nach Corona wieder weniger genutzt werden wird, hat es trotzdem die Einstellung von Unternehmen und Mitarbeitern nachhaltig verändert.

Durch die jetzt geschaffenen IT-Strukturen wird auch später der eine oder andere Arbeitstag im Home Office verbracht (werden dürfen). Das spart Zeit, Stress und CO2.

Fazit

Webplattformen für den unternehmensinternen Einsatz stellen gute Ergänzungen oder Alternativen zu klassischer Unternehmenssoftware dar. Eine einfach zu bedienendes UI bietet rasch und unkompliziert Zugriff auf die wichtigsten Workflows für Mitarbeiter. Ein WebERP hilft den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter effizienter und produktiver zu gestalten und spart dabei Kosten.